Con l’avvento della conservazione sostitutiva, sono tanti gli interrogativi che gli utenti si sono posti, al fine di rispondere alle numerose domande sorte a seguito dell’obbligo di fatturazione elettronica verso al Pubblica Amministrazione. Per prima cosa, occorre distinguere tra conservazione elettronica e conservazione sostitutiva. La conservazione elettronica è infatti un processo di trasposizione, su supporto adeguato, di un documento analogico o informatico, destinato alla successiva archiviazione sostitutiva.
L’archiviazione elettronica è quindi del tutto affine all’archiviazione tradizionale dei documenti cartacei, con la sola eccezione della differenza di supporto, che non è più cartaceo ma digitale. La conservazione è un’operazione che si effettua sul lungo periodo, al fine di conferire al documento tutti i requisiti di non deteriorabilità, che sussistono per tutto il periodo di conservazione previsto dalle disposizioni fiscali e di legge. Di conseguenza, la conservazione sostitutiva è successiva all’archiviazione.
Le Pubbliche Amministrazioni e i privati – se non diversamente stabilito – possono avvalersi di qualsiasi supporto di memorizzazione che risponda al meglio alle loro esigenze. Il supporto deve essere comunque idoneo alla trasposizione documentale e garantire la conformità dei documenti con gli originali, soprattutto se sono cartacei. La normativa di riferimento, per archiviazione su supporto informatico, è quella presente all’art. 8 della deliberazione Cnipa n. 11/2004.
Ogni documento è contrassegnato da un riferimento temporale, che si identifica nella data e ora di emissione del documento da conservare. La marca temporale, invece, permette di rendere la data certa e opponibile a terzi. L’apposizione della marca temporale è un’operazione per la quale si richiede l’intervento del responsabile della conservazione. La marcatura è materialmente eseguita da enti preposti allo scopo, ai quali lo stesso responsabile si rivolge per ottenere l’erogazione del servizio.
L’archiviazione elettronica – e successiva conservazione sostitutiva – riguarda anche i documenti precedenti il decreto ministeriale del 23 gennaio 2004, spartiacque della dematerializzazione documentale. Il decreto ha infatti concesso che fossero archiviati digitalmente e conservati tutti i documenti fiscalmente rilevanti. In realtà, non è il decreto a prevedere questa possibilità., ma il DL 357/94, che rende conto delle esigenze di natura tecnica e procedurale atte alla corretta archiviazione digitale e conservazione sostitutiva. La procedura di dematerializzazione documentale, con conservazione elettronica e sostitutiva, può avvenire anche per documenti precedenti al decreto, valutati come fiscalmente importanti.