La gestione documentale nella realtà aziendale odierna

pc aziendaI documenti prodotti quotidianamente da un ufficio od a un’azienda sono veramente tanti. Si pensi a tutte le fatture, alla documentazione che riguarda le comunicazioni a clienti e fornitori, all’elevato numero di pagine e moduli che ogni giorno si redigono, si verificano e si archiviano, in qualsiasi ambito operativo. Oggi per gestire al meglio questo tipo di documenti, in formato cartaceo o digitale, si utilizzano dei pratici software OCR, in grado di riconoscere qualsiasi testo scritto e di archiviarlo in modo corretto. Per fare ciò il modo migliore p affidarsi ad un’azienda specializzata, come ad esempio Datasis.it, che ci permette di avere a disposizione un software totalmente personalizzato, a misura delle peculiari necessità di ogni azienda.

Come funziona un software OCR

OCR è un acronimo, che sta per Optycal Character Recognition. Si tratta di programmi in grado di estrarre un testo scritto da qualsiasi tipo di documento in forma digitale, che si tratti di un foglio scannerizzato, di un modulo precompilato da un cliente o da un dipendente, di un’immagine, poco importa. Molti anni fa, quanto la tecnologia OCR ha iniziato il suo sviluppo, l’intento di questo tipo di programmi era essenzialmente quello di estrapolare il testo da un documento cartaceo, dopo averlo digitalizzato. Oggi fortunatamente buona parte dei documenti che entrano in un’azienda sono già in formato digitale, ma un buon software OCR deve essere abbastanza versatile, in modo da poter essere utilizzato in vari frangenti. Questi programmi consentono di riconoscere i dati contenuti in un documento e di archiviarlo in modo corretto.

Come si compone un sistema di gestione dei documenti

In un’azienda, anche piccola, è essenziale mantenere ogni documento perfettamente archiviato, in modo che possa essere ritrovato ogni volta che lo si desidera e che i dati che contiene siano utilizzabili in modo corretto. A tale scopo un sistema di archiviazione si compone di diverse parti, la principale delle quali è l’indicizzazione: un documento deve essere perfettamente identificato; a tale scopo si utilizza il tipo di documento, la data di creazione, il codice cliente e così via. Un buon software OCR utilizza questi dati per indicizzare il documento, per dargli una sorta di etichetta univoca. Un sistema di archiviazione dei documenti deve essere semplice da applicare ogni giorno, in modo che ogni addetto alla gestione possa farne uso senza modificare eccessivamente il suo metodo di lavoro. All’interno del programma poi deve essere inserito un metodo di archiviazione.

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